Una Vision de Altura en la Organizacion de Eventos

Titulo original: I have a high view
Autor: Kirk McNeill, CMP
Traducido por Jorge Bisteni-Bustani, CMP, CMM

El honorable  Andrew Young impartió una conferencia de MPI en Atlanta y dijo: “yo los veo a ustedes y su papel en nuestro mundo mucho más importante de lo que ustedes lo ven… Las reuniones son importantes, … las reuniones es donde se forman las ideas,… las reuniones es donde se intercambian las visiones, las reuniones es donde se encuentra la gente y lograr eso no es una tarea fácil”

Esta es una visión de altura de la planeación de eventos y yo la comparto. Las reuniones cara a cara son el corazón de lo que significa vivir en un mundo en búsqueda de un significado. Aquellos de nosotros que mantenemos una alta visión de la planeación de eventos, daremos atención especial a lo siguiente:

Conozca al grupo y diseñe la reunión de acuerdo a este. Muy pocas veces podemos planear el mismo evento para dos o más grupos. Cada grupo es único y merece atención especial.

• Planee por adelantado. Si esperamos hasta los últimos meses para empezar los preparativos seguramente tendremos una reunión más costosa y menos atendida; estará por debajo de las expectativas de todos.

• Tenga claridad en la visión. Asegúrese que la visión este enfocada y que sea deseada por los futuros participantes. Recuerde que sin visión, la reunión está condenada al fracaso

• Seleccione la sede adecuada. Algunas reuniones se pueden llevar a cabo en cualquier sitio. Algunas tienen una visión que solo puede ser alcanzada en una sede en especial.

• Diseñe el programa. La mayoría de los programas tienen dos tipos de objetivos: Organizacionales y del participante. El contenido organizacional incluye asuntos de negocios. Los objetivos del participante están directamente relacionados a las necesidades individuales de información y de adquisición de habilidades. Clarifique cual es el objetivo primario de cada reunión y diséñela de acuerdo a ello.

• Mantenga la acción. Recuerde que el momento para detener algo- tanto en planeación como en desarrollo- es cuando los participantes lo quieren hacer de nuevo. Mantenga el flujo del desarrollo de la reunión muy estricto y con mucha anticipación. Esto creará una experiencia altamente energética.

• Tome riesgos. Trate algo Nuevo y diferente que agregue energía e interés. Aceptar riesgos es difícil para la planeación de grupos. Mi visión es que los profesionales de las reuniones deben planear tomando riesgos. Sin riesgo, la vida y las reuniones son aburridas.

• Sea realista al presupuestar. Las reuniones que merecen la inversión del tiempo de cada persona que asista y que sean dignas del tiempo y la energía  que los profesionales les damos, deben ser financieramente sanas. Si no somos realistas en el presupuesto estamos engañando a los participantes, a nuestro cliente y a nosotros mismos.

• Promueva. Es un hecho que la baja promoción trae como consecuencia una baja participación. Una gran parte del presupuesto debe ser destinada a la promoción. Use el Internet, el correo directo, folletos, boletines, radio, televisión, periódico, posters, DVD´s. Deje tiempo suficiente para que los participantes agenden el evento.

• Asegúrese. Haga una revisión personal de la sede de la reunión para confirmar que los participantes estén seguros y que cualquier emergencia se puede atender de inmediato. Revise que exista una póliza de seguro y verifique la cobertura y los beneficios de la misma

• Participe en el equipo. Una vez que la sede ha sido seleccionada, establezca una buena relación con el personal de la misma de tal forma que exista una labor de equipo antes y durante el evento.

• Prepárese para la ley de  Murphy. Cualquier cosa que pueda salir mal, saldrá mal.

• Considere Transporte y estacionamiento. Ponga atención en materia de transporte. Muchas veces asumimos que los participantes resolverán sus asuntos por si mismos. Esto a veces es cierto pero hay que pensar que inclusive, el auto particular tiene que ser guardado en algún sitio. Para quienes viajan por vía aérea, por autobús o tren, negocie tarifas especiales y transportación terrestre desde la terminal a la sede del evento. Para los que viajan en auto particular planee estacionamiento suficiente en la sede.

• Monte el salón de sesiones. Debe calcularse un espacio adecuado por participante, con pasillos suficientes y distancia adecuada para las proyecciones audiovisuales. Entérese de la restricción de la sede para colocar señales en las paredes y de las políticas para introducción de alimentos por parte de los participantes.

• Revise el servicio audiovisual. Cualquier equipo puede funcionar mal. Asegúrese que el proveedor tenga equipo de reserva así como focos y micrófonos.

• Disfrute seleccionando alimentos y bebidas. Revise el programa para asegurarse que el entretenimiento y los momentos de esparcimiento estén acomodados adecuadamente y que la comida sea no solo saludable y de buen sabor  sino que la presentación sea apetecible. Para bajar costos, pida precios que incluyan toda la comida y bebida

• Evalúe. Recoja evaluaciones durante la reunión. Haga un reporte resumido que sea útil para calificar el éxito de eventos anteriores y para planear eventos futuros

• Contabilice todo. Conforme las cuentas llegan, debe ponerse especial atención  en las revisiones, ajustes, pagos y contabilización. Diariamente prepare un reporte financiero que sirva para el reporte financiero final.

• Recuerde el seguimiento. Hay una multitud de asuntos que atender una vez que la reunión terminó.  Inclúyalos en el plan inicial y ejecútelos rápido, sin importar que tan cansado esté.

• Diga “gracias”.  Escriba notas de agradecimiento con creatividad. La lista de personas a quienes agradecer incluye a su equipo de trabajo, a los proveedores, a los conferencistas y a los ayudantes voluntarios

Kirk McNeill, CMP
McNeill Meetings & Events
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West Jefferson, NC 28694  USA
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